Pengadaan dan Pengelolaan Bahan Pustaka

1. I. Pengadaan Bahan Pustaka

Perpustakaan sekolah akan dapat berfungsi dengan baik sebagai sumber informasi dan sumber belajar apabila di perpustakaan sekolah tersedia bahan pustaka yang menunjang kegiatan belajar. Dengan adanya bahan pustaka ini siswa dapat belajar dan mencari informasi yang diinginkan. Bahan pustaka yang dapat menunjang kegiatan belajar siswa adalah bahan pustaka yang secara terus-menerus ditingkatkan kualitas dan kuantitasnya.

Pengadaan bahan pustaka adalah upaya meningkatkan kualitas dan kuantitas bahan pustaka. Upaya peningkatan kualitas bahan pustaka dilakukan dengan mengadakan bahan pustaka yang belum dimiliki atau yang terbaru sesuai dengan perkembangan ilmu, pengetahuan, dan teknologi, Sebaliknya peningkatan kuantitas bahan pustaka adalah upaya peningkatan jumlah bahan pustaka agar kebutuhan warga sekolah dapat dipenuhi.

Adapun beberapa metode dalam pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :

(1) Pembelian, untuk meringankan biaya pembelian, kita bisa melakukan pembelian di bursa buku-buku bekas atau menelusuri pameran-pameran buku karena pameran buku biasanya memberikan diskon besar-besaran, kesempatan seperti ini harus dimanfaatkan sebaik-baiknya bagi pengelola perpustakaan. 

(2) Tukar-menukar, kita bisa melakukan kerja sama dengan perpustakaan yang lain dengan tukar-menukar koleksi dengan cara peminjaman jangka panjang. Sehingga  pemustaka bisa memanfaatkan koleksi dari perpustakaan yang lain.

(3) Hadiah, untuk mendapatkan buku secara cuma-cuma/ hadiah, maka perpustakaan dan pustakawan harus pro aktif bekerja sama dalam mencari unit kerja atau instansi atau LSM mana yang dapat menghadiahkan buku-bukunya bagi keperluan perpustakaan. Pendekatan ini sangat diperlukan, karena dengan adanya permohonan yang resmi dari pejabat perpustakaan akan memudahkan proses pustakawan dalam memperoleh buku-buku yang di perlukan perpustakaan secara cuma-cuma.

(4) Sumbangan, perpustakaan dan pustakawan harus pro aktif mencari perpustakaan yang akan mengadakan penyiangan koleksi, sehingga bisa membuat permohonan buku-buku hasil penyiangan tersebut bisa disumbangkan dan dimanfaatkan oleh perpustakaan kita.

(5) Kerjasama, kita bisa mendapatkan bahan pustaka dengan melakukan kerjasama, misalnya dengan penerbit dan penulis dengan  mendapatkan harga buku-buku yang serendah-rendahnya dengan kualitas yang sama dengan buku yang bagus dan mahal.

 (6) Terbitan Sendiri, metode pengadaan koleksi yang terakhir adalah dengan memproduksi sendiri koleksi perpustakaan. Contoh kongkrit dari metode pengadaan ini antara lain adalah kliping atau karya tulis yang dihasilkan oleh pustakawan, siswa dan guru yang kemudian dihimpun menjadi koleksi perpustakaan.

1. II.  Pengolahan Bahan Pustaka

Pengolahan bahan pustaka merupakan salah satu inti dari tugas perpustakaan. Bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan wajib diolah dengan baik agar proses temu kembali informasi nantinya berjalan lancar dan mewujudkan tertib administrasi. Dalam pelaksanaannya, proses pengolahan bahan pustaka ini dapat berbeda-beda urutan kegiatan atau alur prosesnya antara perpustakaan satu dengan yang lainnya. Hal ini mungkin disebabkan oleh adanya perbedaan budaya kerja, sumber daya manusia, dan sarana prasarana dalam proses pengolahan. Namun demikian, ada empat kegiatan pokok dalam pengolahan bahan pustaka yaitu: (1) inventarisasi, (2) klasifikasi, (3) katalogisasi, (4) dan shelving.

 1.      Inventarisasi

Kegiatan inventarisasi merupakan tindak lanjut setelah diterimanya koleksi, Jadi, sesunggguhnya kegiatan inventarisasi berkaitan langsung dengan pengadaan. Inventarisasi dalam bidang perpustakaan merupakan suatu kegiatan untuk mencatat pustaka yang menjadi milik perpustakaan sekolah.

Berikut ini ada beberapa hal yang dilakukan dengan menginventarisir koleksi perpustakaan :

• Setiap bahan pustakan yang baru diterima harus diberi cap perpustakaan pada halaman judul dan halaman tertentu yang sudah disepakati
• Setiap bahan pustaka yang didaftarkan dalam buku induk. Buku ini memuat kolom yang berisi tentang :

                  *. Nomor urut buku masuk

                  *. Tanggal masuk ke buku induk

                   *. Nomor  induk

                   *.  Pengarang

                   *. Judul

                   *.  Edisi dan tahun

                   *. Penerbit

                   *. Sumber (Beli, Hibah, tukar menukar)

                   *. Harga (Jika dibeli)

                   *. Keterangan Lain

• Untuk Bahan bukan buku seperti majalah, kaset, dvd, dapat disediakan buku induk tersendiri  atau minimal dalam bentuk daftar bahan bukan buku
• Pemberian cap/stempel cap perpustakaan sebagai tanda kepemilikan tetap dilakukan.

 2.         Klasifikasi

Salah satu tujuan utama semua perpustakaan adalah mengusahakan agar semua pengunjung dapat secara mudah dan langsung memperoleh bahan yang diperlukannya. Salah satu diantara alat-alat diciptakan orang untuk maksud tersebut adalah klasifikasi.

Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis dari pada sejumlah obyek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan cirri-ciri yang sama. Di dalam klasifikasi bahan pustaka dipergunakan penggolongan berdasarkan ciri tertentu. Misalnya oleh karena bentuk fisik yang berbeda, maka penempatan buku perpustakaan dipisahkankan dari surat kabar, majalah, piringan hitam, microfilm dan slides. Ada pula penggolongan berdasarkan penggunaan bahan pustaka, seperti koleksi referens dipisahkan dari koleksi buku lain, koleksi buku kanak-kanak atau buku bacaan ringan. Akan tetapi yang menjadi dasar utama penggolongan koleksi perpustakaan yang paling banyak dipakai adalah penggolongan isi atau subyek buku. Ini berarti bahwa buku-buku yang membahas subyek yang sama akan dikelompokkan bersama-sama.

 Ada beberapa macam sistem klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan di dunia, seperti : Deway Decimal Classification (DDC), Universal Decimal Classification (UDC), Library of Congress Classification (LCC), Colon Classification (CC), dan lain-lain. Sistem klasifikasi yang paling banyak digunakan di beberapa Negara di dunia termasuk negara Indonesia adalah Deway Decimal Classification (DDC).

Sekilas Mengenai Deway Decimal Classification (DDC)

Bagan klasifikasi DDC ini merupakan bagan klasifikasi yang paling popular dan paling banyak digunakan di Indonesia. Bagan ini diciptakan oleh Melvil Deway (1851-1931). DDC merupakan bagan klasifikasi sistem hirarki yang menganut prinsip “decimal” dalam membagi cabang ilmu pengetahuan. DDC membagi semua ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelas utama (Main Classes) yang diberi notasi berupa angka arab 000-900. Setiap kelas utama dibagi secara decimal menjadi 10 sub kelas (devision). Kemidan sub kelas dibagi lagi secara decimal menjadi 10 seksi (section), dan seterusnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh berikut ini :

Kelas Utama :

000 – Karya Umum

100 – Filsafat dan Psikologi

200 – Agama

300 –  Ilmu-Ilmu Sosial

400 – Bahasa

500 – Ilmu-Ilmu Murni

600 – Teknologi dan Ilmu Terapan

700 – Kesenian, Hiburan dan Olahraga

800 – Kesusastraan

900 – Geografi dan Sejarah

Divisi

300 –  Ilmu-Ilmu Sosial

310 – Statistik Umum

320 – Ilmu Politik dan Pemerintahan

330 – Ilmu Ekonomi

340 – Ilmu Hukum

350 – Administrasi Negara dan Ilmu Kemiliteran

360 –  Permasalahan dan Kesejahteraan Sosial

370 – Pendidikan

380 – Perdagangan, Komunikasi dan Transportasi

390 – Adat IStiadat, etiket, cerita rakyat

Seksi

370 –  Pendidikan

371 –  Manajemen Sekolah : Pendidikan Khusus

372 – Pendidikan Dasar

373 –  Pendidikan Lanjutan

374 – Pendidikan Orang Dewasa

375 – Kurikulum

376 – Pendidikan Kaum Wanita

377 – Sekolah dan Agama

378 – Pendidikan TInggi

379 – Pendidikan dan Negara

3.         Katalogisasi

Katalogisasi adalah proses pembuatan daftar pustaka (buku, majalah, CD, film mikro dan sebagainya) milik suatu perpustakaan. Daftar ini berfungsi untuk mencatat koleksi yang dimiliki, membantu proses temu kembali, dan mengembangkan standar-standar bibliografi internasional (Lasa Hs, 2007:129). Bentuk daftar pustaka ini bermacam-macam, seperti katalog cetakan, katalog berkas, katalog kartu, maupun katalog elektronik yang lazim disebut sebagai OPAC (Online Public Acces Catalog). Masing-masing bentuk katalog ini memiliki kelebihan dan kekurangannya.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan untuk efisiensi efektivitas proses temu kembali, sebaiknya bentuk katalog pada perpustakaan sekolah menggunakan katalog elektronik (OPAC). Perangkat lunak untuk katalogisasi dalam bentuk elektronik bermacam-macam dan tiap perangkat lunak memiliki kelebihan dan kekurangannya. Sesuai dengan kemampuan perpustakaan sekolah pada umumnya, disarankan menggunakan perangkat lunak WINISIS yang dikembangkan oleh UNESCO atau perangkat lunak SLiMS yang dikembangkan oleh Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia. Kelebihan kedua perangkat lunak tersebut antara lain adalah tersedia secara gratis di internet dan tidak membutuhkan spesifikasi komputer yang berat/canggih. Selain itu, kedua perangkat lunak tersebut terbukti reliabel telah digunakan oleh banyak perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.

4.         Shelving

Shelving adalah kegiatan penjajaran koleksi ke dalam rak/tempat koleksi berdasarkan sistem tertentu. Kegiatan ini merupakan langkah terakhir dari proses pengolahan bahan pustaka. Tujuannya agar koleksi dapat ditemukan dengan mudah dan dapat dikenali oleh pengguna atau pustakawan.

Sistem penjajaran koleksi ke dalam rak ada dua macam:
(1) Berdasarkan jenis, yaitu disusun berdasarkan jenis koleksi dalam bidang apapun dijadikan satu susunan. Sistem ini cocok untuk penjajaran koleksi referensi.
(2) Berdasarkan sandi pustaka atau call number, yaitu disusun berdasarkan urutan nomor kelas sesuai dengan tata susunan koleksi. Sistem ini cocok untuk penjajaran koleksi buku teks.

Dalam penjajaran buku ini perlu diperhatikan hal-hal berikut: (1) rak tidak diisi penuh untuk memudahkan penambahan dan pergeseran, (2) digunakan standar buku, (3) buku tidak disusun berlapis atau ditumpuk, (4) rak hendaknya mudah dipindahkan, (5) dan desain rak hendaknya disesuaikan agar sirkulasi udara baik (Lasa Hs, 2007:156).

Referensi :

 Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Grasindo

 Hamakonda, Towa. 2008.Pengantar Klasifikasi Perpsepuluhan Deway. Jakarta : Gunung Mulia

 Lasa Hs. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Book Publisher

Taufiq A.D dan Tri S. 2000. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan  Madrasah. Yogyakarta: BEP-FKBA-LPPI